Stowarzyszenia Absolwentów Politechniki Wrocławskiej

(aktualizacja: 2025)

Wstęp

25 maja 2018 roku weszło w życie Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”). Niniejsza Polityka Prywatności realizuje obowiązek informacyjny wynikający z RODO i określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Stowarzyszenie Absolwentów Politechniki Wrocławskiej.

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych poniżej i na podstawach prawnych wskazanych w RODO.

1. Kto przetwarza Twoje dane osobowe?

Administratorem danych osobowych jest:

 

Stowarzyszenie Absolwentów Politechniki Wrocławskiej ul. Wybrzeże St. Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@alumni.pwr.edu.pl  |  www.absolwent.pwr.edu.pl

 

2. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Stowarzyszenie w następujących celach:

 

1. przyjęcia w poczet członków Stowarzyszenia oraz przesyłania informacji związanych z jego działalnością statutową, w tym o walnym zebraniu, realizowanych projektach i wydarzeniach — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
2. rekrutacji lub kwalifikacji do uczestnictwa w realizowanych przedsięwzięciach i projektach — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
3. umożliwienia udziału w organizowanych przez Stowarzyszenie wydarzeniach, w tym sprzedaży biletów i obsługi rejestracji — na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
4. prawidłowej realizacji przedsięwzięć i projektów w interesie publicznym, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz przepisami o finansach publicznych (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
5. archiwalnych i dowodowych — jako realizacja prawnie uzasadnionego interesu Stowarzyszenia w zakresie zabezpieczenia informacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
6. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — jako realizacja prawnie uzasadnionego interesu Stowarzyszenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
7. udzielania odpowiedzi na pisma i wnioski oraz utrzymywania kontaktu z osobami, które same inicjują komunikację ze Stowarzyszeniem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
8. zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych Stowarzyszenia, w tym wykonywania kopii zapasowych i wykrywania nieprawidłowości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

 

Dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany prowadzący do podejmowania decyzji, w tym nie są profilowane w celach marketingowych.

3. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

3.1. Udostępnienie innym administratorom

Stowarzyszenie co do zasady nie udostępnia danych osobowych innym administratorom danych, za wyjątkiem sytuacji gdy:

• istnieje ku temu podstawa prawna (np. żądanie uprawnionego organu kontrolnego lub nadzorczego),
• jest to niezbędne do realizacji celów statutowych Stowarzyszenia wymaganych przepisami zewnętrznymi.

 

Dane nigdy nie są przekazywane podmiotom trzecim w jakimkolwiek celu marketingowym niezwiązanym z działalnością Stowarzyszenia.

 

3.2. Podmioty przetwarzające (procesorzy)

W celu realizacji swoich zadań Stowarzyszenie korzysta z usług zewnętrznych dostawców — tzw. podmiotów przetwarzających (art. 28 RODO). Podmioty te przetwarzają dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Stowarzyszenia, w zakresie i celach przez nie określonych, i nie są uprawnione do wykorzystywania tych danych we własnych celach.

 

Z każdym podmiotem przetwarzającym Stowarzyszenie zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniającą odpowiedni poziom ochrony zgodny z wymogami art. 28 RODO.

 

Aktualna lista kategorii podmiotów przetwarzających obejmuje w szczególności:

 

Platforma mailingowa Służy do wysyłki komunikacji e-mail do członków, uczestników wydarzeń i subskrybentów e-kwartlanika. Dane przekazywane do platformy obejmują imię, nazwisko i adres e-mail. Dostawca platformy działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia i własnych standardowych klauzul umownych (SCC) w przypadku transferu danych poza EOG.

 

System sprzedaży biletów i rejestracji Służy do obsługi rejestracji uczestników na wydarzenia i sprzedaży biletów. Dane przekazywane do systemu obejmują dane niezbędne do realizacji zakupu i rejestracji (imię, nazwisko, adres e-mail, dane do faktury jeśli dotyczy). Dostawca systemu działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zawartej ze Stowarzyszeniem lub na podstawie własnej polityki prywatności jako odrębny administrator — w zależności od funkcjonalności i warunków konkretnej usługi. Szczegóły określają odrębne ustalenia Stowarzyszenia z tym dostawcą.

 

Wtyczki i narzędzia stron trzecich na stronie internetowej Strona internetowa Stowarzyszenia może korzystać z wtyczek i narzędzi dostarczanych przez podmioty trzecie (np. narzędzia analityczne, mapy, odtwarzacze wideo, przyciski mediów społecznościowych). Podmioty dostarczające te narzędzia mogą zbierać dane techniczne użytkowników (np. adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce) na podstawie własnych polityk prywatności. Zasady przetwarzania danych przez te podmioty określają odrębne ustalenia Stowarzyszenia z poszczególnymi dostawcami. Aktualna lista aktywnych wtyczek i narzędzi oraz odnośniki do polityk prywatności tych podmiotów są dostępne na stronie Stowarzyszenia lub na żądanie pod adresem kontakt@alumni.pwr.edu.pl.

 

Pozostałe kategorie podmiotów przetwarzających Dostawcy usług IT i hostingu, dostawcy oprogramowania, podmioty świadczące usługi księgowe i prawne — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia danej usługi.

 

Dane są przechowywane w sposób bezpieczny, gwarantujący zachowanie poufności. Każdorazowo zakres danych przekazywanych podmiotom zewnętrznym jest adekwatny i ograniczony do minimum niezbędnego do realizacji danej usługi.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców usług (w szczególności platforma mailingowa) może przechowywać dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W każdym takim przypadku Stowarzyszenie zapewnia, że transfer danych odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności:

• standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub
• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w danym kraju.

 

Informację o stosowanych zabezpieczeniach oraz kopię dokumentów można uzyskać, kontaktując się pod adresem kontakt@alumni.pwr.edu.pl.

5. Jakie prawa Ci przysługują?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania informacji o sposobie ich przetwarzania,
• prawo do sprostowania (poprawienia) nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• prawo do usunięcia danych — w przypadku cofnięcia zgody lub gdy brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Stowarzyszenia,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

 

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym ich niepodanie może — w zależności od sytuacji — uniemożliwić udział w niektórych przedsięwzięciach Stowarzyszenia.

 

Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres: kontakt@alumni.pwr.edu.pl. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie miesiąca od wpłynięcia wniosku (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w uzasadnionych przypadkach).

6. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane,
• wynikający z przepisów archiwalnych i rachunkowych (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku lub zakończono rozliczenie projektu),
• w przypadku danych podanych dobrowolnie na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia, nie dłużej jednak niż przez okres wynikający z przepisów archiwalnych,
• w przypadku danych przetwarzanych w celu dochodzenia roszczeń — przez czas odpowiadający okresowi przedawnienia tych roszczeń.

7. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Strona internetowa Stowarzyszenia może korzystać z plików cookies (tzw. „ciasteczek”) — małych plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu użytkownika. Służą one do:

• utrzymania sesji użytkownika po zalogowaniu,
• gromadzenia anonimowych danych statystycznych o sposobie korzystania ze strony,
• zapewnienia poprawnego działania narzędzi i wtyczek stron trzecich osadzonych na stronie.

 

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej lub skorzystać z banerów zgody dostępnych na stronie Stowarzyszenia. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

 

Szczegółowe informacje o stosowanych cookies oraz narzędziach podmiotów trzecich, wraz z odnośnikami do ich polityk prywatności, są dostępne w osobnym dokumencie (Polityka cookies) lub na żądanie pod adresem kontakt@alumni.pwr.edu.pl.

8. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności może być uzupełniana lub aktualizowana stosownie do bieżących potrzeb Stowarzyszenia, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub zmianami stosowanych narzędzi i usług zewnętrznych.

Aktualna treść Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej Stowarzyszenia: www.absolwent.pwr.edu.pl.

 

W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

 

kontakt@alumni.pwr.edu.pl Stowarzyszenie Absolwentów Politechniki Wrocławskiej ul. Wybrzeże St. Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław